Context
De administratie van dit bedrijf moest handmatig uren inboeken van alle medewerkers op de projecten. Dit was een foutgevoelig en wekelijks terugkerend proces dat veel tijd kostte van de financiële administratie
Aanpak
- Analyse van export-datastructuur: Het in kaart brengen van de Excel-output vanuit time:on.
- Mapping naar Exact-formaat: Bepalen welke velden uit de urenregistratie moeten landen in de juiste kolommen van een memoriaalboeking.
- User Interface Design: Ontwikkelen van een eenvoudige "drag-and-drop" interface voor de eindgebruiker.
- Input validatie: Inbouwen van controles op boekjaar en periode (1-13) om foutieve boekingen te voorkomen.
- Real-time Conversie: Directe verwerking van de data naar een downloadbaar importbestand voor Exact.
Resultaat
- 100% foutloze data-overdracht tussen beide systemen.
- Geen handmatige bewerking van Excel-sheets meer nodig.
- Direct inzicht door snellere verwerking van de uren naar de boekhouding.
- Gebruiksvriendelijke tool die door iedereen op de administratie gebruikt kan worden.
Veel bedrijven gebruiken gespecialiseerde software zoals time:on voor hun urenregistratie, maar lopen tegen een muur op zodra deze data in de boekhouding (Exact Online) terecht moet komen. Handmatig exporteren, velden hernoemen en kolommen verschuiven is niet alleen saai werk, het is ook riskant; één typefout kan leiden tot grote verschillen in de jaarcijfers.
Voor deze klant hebben we een maatwerk converter gebouwd. De gebruiker hoeft alleen het boekjaar en de periode in te vullen en het Excel-bestand naar het scherm te slepen. Onze software herkent de data, transformeert deze naar het exacte formaat dat Exact Online vereist en levert binnen seconden een importklaar bestand op. Hiermee transformeren we een frustrerende administratieve taak naar een simpel "klik-en-klaar" proces.
Beelden
Tech stack
Waar voorheen uren werden besteed aan het knippen, plakken en controleren van data, is dit nu gereduceerd tot een handeling van enkele seconden.
Ook zo’n case neerzetten voor jouw bedrijf?
We kijken naar je proces, je tools en waar je het meeste wint. Daarna kiezen we een haalbare scope en leveren we iteratief op.